「あっ、この文章わかりやすい」と思わせる人がやっている4つのコツ


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新年度が始まり、1か月が経ちました。

GWが終わると、「今年度も仕事を頑張ろう」という気持ちになります。

最近、新しいお客様とのやり取りが増えてきました。

メールでのやり取りをさせていただくことが多いのですが、取引先のAさんから送られてくるメールを読むのにいつも時間がかかってしまいます。

同じ会社のBさんからのメールはすんなり頭に入ってくるのに…。

 皆さんも同じような経験をしたことがあるのではないでしょうか。

 できれば、一生懸命入力したメールを相手にちゃんと理解してほしいですよね?

相手に届く、読みやすい文章とはどんなものなのでしょうか?

考えてみましょう。

~読みやすい文章の法則~

IMG_0437読みやす文章を4つのキーワードで分けてみました。

見てみましょう。

できるだけ文を短くする~1文の長さは30文字まで~

たくさん情報を詰めすぎると相手が混乱してしまいます。

また、長い話が続くと、読者は読むのに疲れて、飽きてしまいます。

短い文章で端的に言いたいことをまとめましょう!

文のかたまりは4行まで

一般的に一番、読みやすいセンテンスは4行程度と言われています。

なぜなら、これ以上になると読みづらく、意味が伝わりづらくなってしまうからです。

文章段落は短くしましょう。センテンスとは文章の段落のことです。

1文終わったら、1行空ける

区切りなく文章が続いていると、ゴチャゴチャした印象を与えてしまいます。

すると、読者は読む気を無くしてしまいます。

区切りを作ることで、読みやすい文章に変えることができます。

リズム(流れ)

センテンスのリズムも意識しましょう。

1行のセンテンス、次に3行のセンテンス、また、1行のセンテンス、そして、2行、4行のセンテンスが続き、また、1行のセンテンス…

という具合にリズムをつけることで文章が単調にならず、読み手を飽きさせません。

まとめ~実際に見てみましょう~

★4つのことを意識しないで書いたパターン

目に留まる文章の書き方を考えてみましょう。まず、皆さんはどんな文章がいいと思うでしょうか。一般的にいいとされている文章は、4つあり、できるだけ文を短くすることと、文のかたまりは4行までにすることと、1文終わったら1行空けることと、リズムつまり流れがある文章を書くといいと言われています。読者を飽きさせないように書くことが重要なんですね。皆さんも上記の点を生かし、相手の心をつかむ文章を書いてみましょう!

【良くない点】

・文章が長い
・まとまりがない
・改行をしていないので、読みにくい(流れがない)

★4つのことを意識して書いたパターン

目に留まる文章の書き方を考えてみましょう。
まず、皆さんはどんな文章がいいと思うでしょうか。

一般的にいいとされている文章は、4つあります。「できるだけ文を短くする」「文のかたまりは4行までにする」「1文終わったら1行空ける」「リズム(流れ)のある文章」です。

読者を飽きさせないように書くことが重要なんですね。皆さんも上記の点を生かし、相手の心をつかむ文章を書いてみましょう!

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【良い点】
・センテンスを分けている
・パッと見た目、読みやすい

2つの文章があったら

下段のほうが目に留まりやすいのではないでしょうか。

皆さんも相手に最後まで読んでもらえる、言いたいことが伝わる文章を目指しましょう!


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